Przygotowujesz konferencję, zrób to profesjonalnie

Organizacja konferencji to nie jest łatwa sprawa. Przekonałem się o tym na własnej skórze, kiedy zarząd uczynił mnie odpowiedzialnym za przygotowanie tegorocznego spotkania dla współpracujących z naszą firmą. Okazało się, że potrzeba mnóstwa czasu i należy pamiętać o naprawdę wielu rzeczach.

Profesjonalne firmy obsłużą konferencję

obsługa techniczna konferencjiOczywiście sam nie zrobisz wszystkiego. Organizacja w zasadzie oznacza znalezienie odpowiedniego miejsca, zadbanie o catering, zatrudnienie tłumacza i firmy odpowiadającej za kwestie techniczne, czyli między innymi nagłośnienie. Z miejscem nie było problemu, co roku spotykamy się w tym samym ośrodku. Hotel zapewnia także gastronomię, trzeba tylko ustalić szczegóły, w której sali odbędzie się konferencja, ile osób przyjedzie i czym będą częstowani goście. Potem zaczynają się niewielkie schody, ale na szczęście okazały się rzeczywiście niewielkie. Zacząłem się zastanawiać, czy tłumaczenie ma być konsekutywne, czy może lepiej symultaniczne. I kwestia sprzętu do nagłośnienia, do prezentacji i tak dalej. Na szczęście znalazłem firmę, która zapewniała, iż obsługa techniczna konferencji to jej specjalizacja i zna się na rzeczy, jak mało kto. Okazało się, że rzeczywiście, mają do dyspozycji profesjonalnych tłumaczy, doradzają, jakiego typu tłumaczenia użyć, mają odpowiedni sprzęt, zarówno do przeprowadzenia tłumaczenia, jak i nagłośnienia. Ogarnęli także kwestie związane z multimediami, światłem oraz internetem. Czyli wszystko, czego potrzebowałem, znalazłem w jednym miejscu.

Jak obiecywali, tak zrobili. Wszystko przygotowane, rzetelni tłumacze, odpowiedni sprzęt, nie zdarzyła się żadna awaria. Cieszę się, że za obsługę techniczną całościowo odpowiadała jedna firma, bo to nie tylko oszczędność, ale też komfort. Wydaje się, że wykonałem zdecydowanie mniej telefonów, niż musiałbym, gdyby kilku wykonawców przygotowywało spotkanie.